Obligațiile care revin oricărui administrator de firmă după înființarea unui S.R.L.
Obligațiile care revin oricărui administrator de firmă după înființarea unui S.R.L.
După ce ridicăm actele de la Registrul Comerțului, urmează câteva obligații care trebuiesc îndeplinite, pentru ca firma ta sa poată să funcționeze. În cazul unui S.R.L, trebuiesc puse în practica anumite reguli de ordin juridic și contabil, pentru a pregăti terenul pentru desfășurarea viitoarelor activități.
Astfel, administratorul trebuie sa întocmească un document intern pentru a stabili condițiile de lucru ale salariaților. De asemenea, el este obligat prin lege sa țină evidenta contabila a societății și să înregistreze orice tranzacție efectuată.
Neândeplinirea obligațiilor care intervin după înființarea societății se sancționează cu amenzi substanțiale.
Administratorul trebuie sa întocmească un registru al asociațiilor.
O societate cu răspundere limitată poate fi administrată de unul sau mai mulți administratori, asociați sau ne asociați, numiți prin actul constitutiv sau de adunarea generala, se menționează în Legea nr. 31/1990 a societăților comerciale.
Este important de reținut faptul ca administratorii NU pot primi, fără autorizarea adunării asociaților, mandatul de administrator în alte societăți concurente sau care au același obiect de activitate, nici să facă același fel de comerț ori altul concurent pe cont propriu sau pe contul altei persoane fizice sau juridice, sub sancțiunea revocării și răspunderii pentru daune, se arată în același act normativ.
De asemenea, o societate trebuie sa dețină, un registru al asociaților, în care se vor înscrie, după caz, numele și prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul fiecărui asociat, partea acestuia din capitalul social, transferul părtilor sociale sau orice alta modificare privitoare la acestea.
Dacă nu este îndeplinit acest lucru, atunci administratorii răspund personal și solidar pentru orice dauna pricinuită.
Informațiile care nu trebuie să lipsească din actele firmei !
Un S.R.L are obligații și în ceea ce privește relațiile de afaceri pe care le dezvolta cu alte firme. Astfel, în orice factura, oferta, comanda, tarif, prospect si alte documente întrebuințate în comerț, emise de un S.R.L, trebuiesc menționate denumirea, forma juridică, sediul social, numărul din registrul comerțului și codul unic de înregistrare, se arată în Legea nr. 31/1990.
De la aceasta regula sunt exceptate bonurile fiscale emise de aparatele de marcat electronice, care vor cuprinde elementele prevazute de legislația din domeniu.
În plus, documentele menționate anterior vor cuprinde și capitalul social al societății cu răspundere limitată.
Mai mult, Legea nr. 31/1990 prevede ca dacă S.R.L-ul are o pagina de internet proprie, atunci va publica și acolo denumirea, forma juridica, sediul social, numărul din registrul comerțului, codul unic de înregistrare și capitalul social.
În cazul în care S.R.L nu precizează elementele sale de identificare pe actele pe care le emite, acest lucru constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 2.500 lei la 5.000 lei.
Documentele care trebuiesc întocmite în relația cu angajații.
Documentele care trebuiesc întocmite în relația dintre conducerea societății și angajații sai, sunt doua documente esențiale: regulamentul intern și contractul individual de munca. Deși ambele stabilesc care sunt raporturile dintre firme și angajați, ele nu trebuie confundate deoarece au un regim juridic diferit și conțin informații distincte.
Menționăm că regulamentul intern trebuie întocmit în cel mult 60 de zile de la dobândirea personalității juridice, indiferent de numărul de salariați.
Prevederile regulamentului intern se aplică tuturor salariaților, indiferent de natura contractului individual de muncă și de funcția deținută, persoanelor care își desfășoară activitatea pe baza de contract de colaborare sau prestări de servicii (convenții civile), personalului de la alte societăți care lucrează ca detașați sau delegați în cadrul societății, precum și elevilor sau studenților care efectuează practică în cadrul societății.
Contractul Individual de Muncă – care este valabil numai în formă scrisă !
Contractul individual de muncă se încheie în formă scrisă, în limba romana.
Angajatorul are obligația să înregistreze, cu minim o zi lucrătoare anterior începerii activității noului salariat, contractul în Registrul general de evidenta al salariaților (Revisal), care se transmite la inspectoratul teritorial de muncă.
Obligații de evidentă contabilă.
În Legea contabilității nr. 82/1991 se precizează că o firmă trebuie sa organizeze evidența financiar – contabilă, respectiv să tină la zi registrele contabile obligatorii și să întocmească situațiile financiare anuale.
O societate cu răspundere limitată este obligată să țină contabilitatea în partidă dublă și să întocmească situații financiare anuale.
Trebuie avut în vedere faptul că orice operațiune economico – financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.
Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate.
O societate comercială are obligația să efectueze inventarierea generală a elementelor de natură activelor, datoriilor și capitalurilor proprii deținute la începutul activității, cel puțin o data în cursul exercițiului financiar, precum și în cazul fuziunii, divizării sau lichidării și în alte situații prevazute de lege.
Registre obligatorii pentru contabili.
Reglementările în vigoare stabilesc ca registrele de contabilitate obligatorii sunt Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Cartea mare. Registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanta cu destinația acestora și se prezintă în mod ordonat și astfel completate încât sa permită, în orice moment, identificarea și controlul operațiunilor contabile efectuate.
Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operațiunilor efectuate se întocmește balanța de verificare, cel puțin la încheierea exercițiului financiar, la termenele de întocmire a situațiilor financiare, a raportărilor contabile, precum și la finele perioadei pentru care entitatea trebuie să întocmească declarația privind impozitul pe profit/venit, se arată în Legea nr. 82/1991.
